انتخاب نرمافزار حسابداری دیگر فقط به ثبت اسناد مالی محدود نمیشود. امروز بسیاری از کسبوکارها به سیستمی نیاز دارند که علاوه بر حسابداری، فروش، انبار، دریافت و پرداخت، منابع انسانی و حتی ارتباط با مشتریان را نیز مدیریت کند. به همین دلیل مدیران هنگام انتخاب نرمافزار، چندین گزینه را کنار هم قرار میدهند و تلاش میکنند راهکاری را انتخاب کنند که هم پاسخگوی نیاز فعلی باشد و هم مسیر رشد آینده را پوشش دهد.
در این میان، نرم افزار پارمیس یکی از نامهایی است که هنگام بررسی راهکارهای مالی و مدیریتی بیشتر از سایر گزینهها مطرح میشود. پارمیس طی سالهای فعالیت خود تلاش کرده از یک نرمافزار حسابداری صرف فراتر برود و راهکارهایی برای مدیریت یکپارچه فرآیندهای کسبوکار ارائه دهد. با این حال، هیچ نرمافزاری برای همه شرکتها بهترین انتخاب نیست. نیازهای یک فروشگاه کوچک با یک شرکت بازرگانی یا کارخانه تولیدی تفاوتهای زیادی دارد. به همین دلیل آشنایی با سایر گزینههای بازار میتواند به تصمیمگیری دقیقتر کمک کند.
قبل از انتخاب نرمافزار حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟
بسیاری از مدیران در قدم اول امکانات یا هزینه خرید را بررسی میکنند. این معیارها مهم هستند اما نباید تنها ملاک تصمیمگیری باشند. نرمافزاری که امروز ارزان به نظر میرسد، ممکن است در آینده هزینههای بیشتری بابت توسعه، آموزش یا مهاجرت اطلاعات ایجاد کند.
پیش از انتخاب هر نرمافزار بهتر است موارد زیر را بررسی کنید:
- امکان توسعه و ارتقا در آینده
- کیفیت خدمات پشتیبانی
- قابل اجرا در ویندوز، تحت وب یا ابری
- یکپارچگی با فروش و انبار
- گزارشهای مدیریتی
- امکان استفاده چند کاربره
- اتصال به فروشگاه اینترنتی
- امنیت اطلاعات و پشتیبانگیری
بسیاری از مدیران هنگام بررسی قیمت نرم افزار حسابداری فقط به هزینه خرید اولیه توجه میکنند و هزینههای توسعه و پشتیبانی را نادیده میگیرند. در این شرایط صاحبان کسبوکار بعدا با هزینههایی مواجه میشوند که در زمان خرید پیشبینی نکرده بودند.
مقایسه اجمالی نرمافزارهای مطرح بازار
در جدول زیر به مقایسه اجمالی نرمافزارهای مطرح بازار میپردازیم:
سپیدار همکاران سیستم
سپیدار یکی از نرمافزارهای شناختهشده مالی ایران محسوب میشود. این نرمافزار برای شرکتهای کوچک و متوسط طراحی شده و ماژولهایی مانند حسابداری، فروش، انبار، حقوق و دستمزد و دریافت و پرداخت را در اختیار کاربران قرار میدهد.
وجود آموزشهای متعدد، نیروی انسانی آشنا با نرمافزار و جامعه کاربری گسترده از مهمترین مزیتهای سپیدار به شمار میرود. به همین دلیل بسیاری از شرکتها هنگام انتخاب نرمافزار حسابداری، سپیدار را در فهرست گزینههای خود قرار میدهند.
هلو
هلو سالهاست در میان فروشگاهها و اصناف مختلف شناخته شده است. محیط کاربری نسبتا ساده و یادگیری آسان باعث شده بسیاری از کسبوکارهای کوچک فعالیت خود را با این نرمافزار آغاز کنند.
نقطه قوت اصلی نرمافزار حسابداری هلو در سادگی استفاده قرار دارد. با این حال، کسبوکارهایی که به مرور رشد میکنند و نیاز به فرآیندهای پیچیدهتر دارند، معمولا گزینههای دیگری را نیز بررسی میکنند.
محک
محک نیز یکی از نرمافزارهای شناختهشده بازار است که راهکارهای متنوعی برای فروشگاهها، شرکتهای خدماتی و برخی اصناف ارائه میدهد.
تنوع نسخهها و تمرکز بر نیازهای کسبوکارهای کوچک و متوسط باعث شده این نرمافزار در میان بسیاری از واحدهای صنفی مورد استفاده قرار بگیرد. نرمافزار حسابداری محک بیشتر برای مجموعههایی مناسب است که به دنبال مدیریت مالی و فروش در سطح عملیاتی هستند.
مایسیس
مایسیس یک راهکار ابری محسوب میشود و کاربران میتوانند بدون نیاز به نصبهای پیچیده از طریق اینترنت به آن دسترسی داشته باشند.
راهاندازی سریع و دسترسی آسان از مهمترین مزیتهای نرمافزار مایسیس است. همین ویژگی باعث شده برخی استارتاپها و کسبوکارهای نوپا از آن استفاده کنند. البته شرکتهایی که فرآیندهای پیچیدهتر یا ساختارهای چند بخشی دارند، معمولا به امکانات گستردهتری نیاز پیدا میکنند.
تدبیر
تدبیر یکی از نرمافزارهای باسابقه بازار ایران است و بسیاری از حسابداران حرفهای سالها با آن کار کردهاند.
ساختار مالی منظم و پایداری مناسب از نقاط قوت نرمافزار حسابداری تدبیر محسوب میشود. این نرمافزار همچنان در برخی شرکتها و مجموعههای باسابقه مورد استفاده قرار میگیرد. با این حال، در سالهای اخیر بازار به سمت راهکارهای تحت وب و یکپارچه حرکت کرده است و همین موضوع معیارهای انتخاب را تغییر داده است.
آروین
آروین بیشتر به دلیل امکانات مرتبط با فروش و انبارداری شناخته میشود. کسبوکارهایی که حجم بالایی از کالا را مدیریت میکنند، معمولا این نرمافزار را نیز در فهرست بررسی خود قرار میدهند.
گزارشهای انبار و امکان ارتباط با برخی تجهیزات فروشگاهی از جمله ویژگیهایی است که برای بسیاری از فروشگاهها و عمدهفروشان اهمیت دارد.
کیان
کیان بیشتر در میان واحدهای تولیدی کوچک و متوسط شناخته میشود. تمرکز این نرمافزار بر فرآیندهای تولید و محاسبه بهای تمامشده قرار دارد.
برای کارخانهها و کارگاههایی که نیاز دارند هزینههای تولید را با جزئیات بیشتری تحلیل کنند، چنین قابلیتهایی میتواند ارزشمند باشد.
فرداد
فرداد نیز یکی از نرمافزارهای مالی شناختهشده بازار ایران است که بیشتر برای شرکتهای کوچک و متوسط طراحی شده است. این نرمافزار امکاناتی مانند حسابداری مالی، خزانهداری، دریافت و پرداخت، فروش و انبار را در اختیار کاربران قرار میدهد و تلاش میکند فرآیندهای مالی را در یک محیط متمرکز مدیریت کند.
یکی از نقاط قوت فرداد، رابط کاربری نسبتا ساده و یادگیری آسان آن است. همین موضوع باعث شده بسیاری از شرکتهایی که به دنبال جایگزینی برای سیستمهای سنتی هستند، فرداد را نیز در فهرست گزینههای خود قرار دهند. با این حال، شرکتهایی که به دنبال پوشش گستردهتر فرآیندهای سازمانی یا مدیریت یکپارچه واحدهای مختلف هستند، معمولا علاوه بر فرداد، راهکارهای ERP را نیز مورد بررسی قرار میدهند.
راهکاران همکاران سیستم
راهکاران همکاران سیستم یکی از شناختهشدهترین راهکارهای ERP در بازار ایران محسوب میشود و بیشتر در شرکتهای بزرگ، هلدینگها و سازمانهای چندشعبهای مورد استفاده قرار میگیرد. این نرمافزار علاوه بر مدیریت مالی، بخشهایی مانند منابع انسانی، تدارکات، فروش، انبار، تولید و مدیریت ارتباط با مشتری را نیز پوشش میدهد.
مهمترین مزیت راهکاران در یکپارچگی فرآیندها و دسترسی مدیران به اطلاعات متمرکز سازمان قرار دارد. زمانی که واحدهای مختلف روی یک پایگاه داده مشترک فعالیت میکنند، گزارشگیری سریعتر انجام میشود و تصمیمگیری مدیران نیز دقت بیشتری پیدا میکند.
البته راهکاران معمولا برای کسبوکارهای کوچک انتخاب اول محسوب نمیشود. هزینه پیادهسازی، آموزش و استقرار آن نسبت به بسیاری از نرمافزارهای مالی بازار بیشتر است. به همین دلیل این راهکار بیشتر برای سازمانهایی مناسب است که حجم عملیات بالا و ساختار مدیریتی پیچیدهتری دارند.
چرا بسیاری از شرکتها به سمت راهکارهای ERP حرکت میکنند؟
تا چند سال قبل استفاده از چند نرمافزار مجزا موضوع عجیبی نبود. یک نرمافزار برای حسابداری، یک نرمافزار برای انبار و یک ابزار دیگر برای فروش استفاده میشد.
این مدل در ظاهر ساده است اما در عمل مشکلات زیادی ایجاد میکند. اطلاعات در بخشهای مختلف پراکنده میشوند. گزارشها با تأخیر آماده میشوند. ثبتهای تکراری افزایش پیدا میکنند و مدیران تصویر دقیقی از وضعیت کسبوکار در اختیار ندارند.
به همین دلیل بسیاری از شرکتها به سمت سیستمهای یکپارچه و مبتنی بر ERP حرکت کردهاند. در این مدل، اطلاعات مالی، فروش، انبار، منابع انسانی، تولید و ارتباط با مشتریان و … روی یک بستر یکپارچه قرار میگیرد و همه بخشها به اطلاعات یکسان دسترسی دارند.
نرمافزاری که همزمان با کسبوکار شما رشد کند
یکی از مهمترین معیارهای انتخاب نرمافزار مالی و مدیریتی، توانایی آن در همراهی با رشد کسبوکار است. خیلی از کسب و کارها کوچک هستند و بودجه محدودی دارند و قابلیت های کمتری هم در هنگام شروع نیاز دارند و نیاز به نرم افزارها با بودجه اقتصادی تر دارند اما برنامه توسعه ای دارند و نگران هستند که آیا نرم افزاری که امروز خریداری می کنند آیا نیازهای آینده آنها را نیز برآورده می کند ؟ راهکاری که تنها نیازهای امروز را پوشش دهد، ممکن است با افزایش تعداد کاربران، گسترش شعب، تنوع محصولات یا پیچیدهتر شدن فرآیندهای مالی و عملیاتی، به مانعی برای توسعه تبدیل شود. به همین دلیل، نرمافزار باید ساختاری منعطف و توسعهپذیر داشته باشد تا کسبوکار بتواند بدون تعویض سیستم یا انتقال پرهزینه اطلاعات، امکانات مورد نیاز خود را بهتدریج افزایش دهد. بتواند در هنگام نیاز به قابلیت های جدید زیر سیستم های جدید را اضافه نموده و به نسخه های بالاتر ارتقا دهد.
نرمافزار حسابداری تحت ویندوز، تحت وب و یا ابری؟
یکی از پرسشهای مهم هنگام خرید نرمافزار حسابداری، انتخاب میان نسخههای ویندوزی، تحت وب و ابری است. هرکدام از این بسترها مزایا و کاربردهای خاص خود را دارند و انتخاب مناسب به ساختار، زیرساخت و سیاستهای هر کسبوکار بستگی دارد.
در نسخههای ویندوزی و تحت وب، اطلاعات معمولاً روی سرورهای داخلی سازمان نگهداری میشود. نسخه ویندوزی در محیط ویندوز اجرا میشود و برای استفاده در شبکه داخلی، سرعت و کاربری مناسبی دارد. نسخه تحت وب نیز روی سرور سازمان نصب میشود، اما کاربران میتوانند بدون وابستگی به سیستمعامل و از طریق مرورگر، در داخل یا خارج از سازمان به نرمافزار دسترسی داشته باشند.
نرمافزار ابری نیز مبتنی بر وب است، با این تفاوت که روی سرورهای ابری میزبانی میشود و کسبوکار را از خرید و نگهداری سرور داخلی بینیاز میکند. این مدل امکان دسترسی از هر مکان و با دستگاههای مختلف را فراهم میسازد و برای شرکتهای چندشعبهای یا دارای نیروهای دورکار گزینه مناسبی است.
هیچ بستر واحدی برای همه کسبوکارها بهترین انتخاب نیست. برخی سازمانها به دلیل سیاستهای امنیتی، نسخه ویندوزی را ترجیح میدهند و برخی دیگر به دسترسی گستردهتر نسخههای تحت وب و ابری نیاز دارند. بنابراین، نرمافزاری که هر سه بستر را ارائه دهد، انعطاف بیشتری برای پاسخگویی به نیازهای امروز و توسعه آینده کسبوکار فراهم میکند.
نقش گزارشهای مدیریتی در انتخاب نرمافزار حسابداری
بسیاری از مدیران تصور میکنند نرمافزار حسابداری فقط ابزاری برای ثبت اسناد مالی است. در حالی که ارزش واقعی یک نرمافزار زمانی مشخص میشود که بتواند اطلاعات خام را به گزارشهای کاربردی تبدیل کند.
فرض کنید فروش شرکت در حال افزایش است اما سودآوری کاهش پیدا کرده است. یا موجودی انبار در ظاهر کافی به نظر میرسد اما برخی کالاهای پرفروش دائما با کسری مواجه میشوند. بدون گزارشهای مدیریتی، شناسایی این مسائل بسیار دشوار خواهد بود.
نرمافزارهای جدید تلاش میکنند اطلاعات مالی، فروش، انبار و عملیات را در قالب گزارشهای قابل فهم در اختیار مدیران قرار دهند. گزارش سود و زیان، تحلیل فروش، گردش موجودی کالا، وضعیت مطالبات مشتریان و جریان نقدینگی از جمله گزارشهایی هستند که میتوانند در تصمیمگیری روزانه نقش مهمی داشته باشند.
هرچه کسبوکار بزرگتر شود، اهمیت این موضوع بیشتر خواهد شد. مدیر یک فروشگاه کوچک شاید بتواند بسیاری از اطلاعات را به صورت دستی بررسی کند. اما زمانی که چندین شعبه، دهها کارمند و هزاران قلم کالا وجود داشته باشد، تصمیمگیری بدون گزارشهای دقیق تقریبا غیر ممکن میشود.
به همین دلیل هنگام انتخاب نرمافزار حسابداری نباید فقط به امکانات عملیاتی توجه کرد بلکه کیفیت گزارشها و امکان تحلیل اطلاعات نیز یکی از مهمترین معیارهای ارزیابی به شمار میرود.
سخن پایانی
بازار نرمافزارهای مالی ایران تنوع قابل توجهی دارد و هر راهکار برای گروه مشخصی از کسبوکارها طراحی شده است. هلو، محک، سپیدار، تدبیر، مایسیس، آروین و سایر نرمافزارهای مطرح بازار هر کدام نقاط قوت و کاربردهای خاص خود را دارند. هرکدام از این نرمافزارها برای سناریوی خاصی مناسب هستند و انتخاب نهایی به اندازه، ساختار و نیازهای کسبوکار بستگی دارد.
با این حال، زمانی که موضوع فراتر از حسابداری مالی مطرح میشود و سازمان به دنبال یکپارچهسازی فروش، انبار، خزانهداری، منابع انسانی، ارتباط با مشتری و گزارشهای مدیریتی است، بررسی راهکارهای ERP اهمیت بیشتری پیدا میکند. در چنین شرایطی نرم افزار erp پارمیس استار یکی از گزینههایی است که معمولا در فهرست ارزیابی مدیران قرار میگیرد. این نرم افزار برای کسب و کارهای مختلف فروشگاهی، بازرگانی، شرکتی، خدماتی و تولیدی کوچک تا بزرگ در نسخههای مختلف ارائه شده، امکان استفاده در بستر ویندوز، وب و ابری را در اختیار کسبوکارها قرار داده و همزمان با رشد کسب و کار قابل ارتقا به نسخه های بالاتر دارد.
